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Accréditations pour
congrès et événements
Un système d’accréditation flexible qui organise et contrôle l’accueil des congressistes dès le premier instant, avec différentes modalités adaptées à chaque événement.
Congrès gérés
Accréditations délivrées
Années d'expérience
Accréditations pour congrès
Le premier contact du congressiste
doit se dérouler sans accroc.
L’accréditation est le tout premier moment du congrès. Nous gérons l’accueil pour qu’il soit rapide, organisé et sans file d’attente.
Nos références
Comment ça marche
Trois modalités d'accréditation adaptées à chaque événement
Guichet assisté
Impression et remise de l’accréditation et de la documentation sur place, à des guichets tenus par des hôtesses.
Bornes d'auto-accréditation
Le congressiste s’identifie avec son QR code (Wallet) et reçoit automatiquement son accréditation imprimée, sans attendre.
Envoi préalable par email
Le congressiste reçoit son accréditation par email avant l’événement et accède au lieu en scannant son QR code.
Ce qui est inclus
Un contrôle total dès l'accueil
Profils et types d'accréditation
Configurables selon le type de participant, avec identification visuelle différenciée par couleur ou design.
Prévision de fréquentation
Recueil de la prévision de participation lors de l’émission, pour faciliter la planification de la restauration et des espaces.
Services liés à l'accréditation
Gestion des accès aux événements sociaux et à la restauration via QR code au moment de l’accréditation.
Contrôle en temps réel
Consultation en direct du nombre d’accrédités, des accréditations en attente et de la fréquentation par profil depuis le tableau de bord.
Pourquoi c’est important
Une file d'attente à l'entrée gâche la première impression du congrès.
L’accréditation est le premier contact du congressiste avec l’événement. En cas de files d’attente, d’erreurs dans les données ou de documentation manquante, l’organisateur commence le congrès en gérant une crise.
Nous vivons les journées de congrès depuis 20 ans. Nous savons ce qui pose problème et comment l’éviter. Notre système et notre équipe sont là pour que l’accueil soit ce qu’il doit être : le début du congrès, pas le problème.
Pour qui
Conçu pour les organisateurs de congrès en présentiel
Secrétariats techniques
Qui ont besoin que l’accueil du jour du congrès fonctionne sans incident et sans gestion manuelle.
Comités organisateurs
Qui veulent contrôler en temps réel le nombre de participants et la gestion des accès aux activités.
PCO et agences événementielles
Qui gèrent des congrès de grande envergure et ont besoin d’un système d’accréditation évolutif et fiable.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande le plus souvent
Serglo fournit-il le matériel et le personnel le jour du congrès ?
Serglo se déplace sur le congrès pour installer et configurer l’ensemble du système et s’assurer qu’il fonctionne correctement pendant l’accueil. Les guichets d’accréditation sont tenus par du personnel fourni par l’organisation, généralement des hôtesses, qui peuvent également répondre aux questions des congressistes concernant le congrès lui-même.
Peut-on combiner plusieurs modalités d'accréditation lors d'un même congrès ?
Oui, c’est courant. De nombreux congrès combinent un guichet assisté pour les cas particuliers ou les questions avec des bornes d’auto-accréditation pour accélérer le flux d’entrée. Les modalités sont compatibles et fonctionnent sur le même système.
Que se passe-t-il si un congressiste n'a pas son QR code au moment de s'accréditer ?
Ce n’est pas un problème. Le système permet de rechercher le congressiste par son nom ou ses données d’inscription et de l’accréditer malgré tout, depuis n’importe quel guichet. Personne ne se retrouve sans accréditation faute d’avoir son QR code à portée de main.
Comment est géré l'accès aux événements sociaux et à la restauration ?
Lors de l’accréditation, il est possible de demander aux congressistes de confirmer leur présence prévue aux événements sociaux et de restauration inclus dans leur inscription. L’accès à chaque activité est ensuite contrôlé en scannant le QR code de leur accréditation.
Avec combien de temps à l'avance faut-il réserver le service ?
Il n’y a pas de délai minimum établi, mais le service est soumis à la disponibilité du matériel et du personnel aux dates du congrès. Plus la confirmation est faite tôt, plus la disponibilité est garantie. Nous vous recommandons de nous contacter dès que vos dates sont fixées.
Services associés
Complétez la gestion de votre congrès
Accès et présence
Contrôle de présence et de temps passé en salle pour chaque session du congrès
Inscriptions
Système d’inscription flexible avec paiement intégré et tableau de bord avec accès aux données en temps réel
Applications mobiles
L’application du congrès pour les participants et l’organisation. Consultez le programme et recevez des notifications
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